Data entry एक ऐसा क्षेत्र है जो अधिक लोगों के दैनिक जीवन में प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संकलित होता है। जैसे-जैसे डिजिटल दुनिया का विकास हो रहा है, वैसे-वैसे डेटा एंट्री का महत्व भी बढ़ रहा है। इस व्यवसाय में व्यक्ति को विविध प्रकार के डेटा को एक स्थान से दूसरे स्थान पर सही रूप से स्थानान्तरित करना होता है। ऑनलाइन हो या ऑफलाइन, ये काम काफी धीरज और ध्यान से करने वाला होता है, क्योंकि एक छोटी सी गलती भी बड़ी समस्या उत्पन्न कर सकती है। इस लेख में हम डेटा एंट्री के महत्व, प्रक्रिया और इसमें लगे कौशल के बारे में विस्तार से जानेंगे।
इस लेख में आप जानेंगे:
– Data entry क्या होती है?
– Data entry में क्या-क्या काम किये जा सकते हैं?
– Data entry job के लिए जरूरी योग्यता!
– Online job related ‘data entry’ work.
– Best Online data entry प्लेटफॉर्म
Data entry क्या होती है?
डेटा एंट्री एक ऐसा काम है जिसमें आप मैन्युअल रूप से जानकारी को एक स्रोत से ले कर कंप्यूटर या डेटाबेस में डालते हैं। इसमें आपको विभिन्न प्रकार के विवरण जैसे नाम, पते, संख्याएं, और बाकी डेटा को विशिष्ट सॉफ़्टवेयर या स्प्रेडशीट में दर्ज करना पड़ता है।
कल्पना कीजिए, कि आपके पास एक ढेर है फॉर्म का, और आपको उन फॉर्मों की जानकारी कंप्यूटर में टाइप करनी है। जैसे आप किसी के संपर्क विवरण, सर्वेक्षण के उत्तर, या फिर चालान के नंबर और राशि को टाइप कर रहे हैं।
ये काम थोड़ा मुश्किल हो सकता है, लेकिन जरूरी है क्योंकि व्यवसायों और संगठनों को सटीक डेटा चाहिए होता है, अपने रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए। मैनुअल डेटा एंट्री करते समय आपको ध्यान रखना पड़ता है कि कोई गलती न हो, क्योंकि छोटी सी गलती भी कभी-कभी बड़ी दिक्कत पैदा कर सकती है।
ये काम ज्यादातर धैर्य और विस्तार पर ध्यान मांगता है, और अगर आप सटीक और कुशलता से डेटा दर्ज कर पाते हैं, तो ये काफी मूल्यवान कौशल बन सकता है।
Data entry क्या-क्या काम किये जा सकते है?
डेटा एंट्री के काम को कई तरीकों से किया जा सकता है, जिसमें कुछ प्रमुख तरीके हैं:
1. Manual data entry: इस तरीके में व्यक्ति मैन्युअली डेटा को एक सोर्स से दूसरे सोर्स में enter करता है। ये तरीका तब उपयोगी होता है जब डेटा की मात्रा कम हो और सटीकता बहुत जरूरी हो।
2. Automated data entry: इसमे सॉफ्टवेयर और टूल्स का उपयोग करके डेटा को स्वचालित रूप से एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में ट्रांसफर किया जाता है। ये तरीका तब उपयोगी होता है जब डेटा की मात्रा बहुत अधिक हो और मैनुअल एंट्री समय लेना और मुश्किल हो।
3. Online data entry: इस तरीके में डेटा को ऑनलाइन फॉर्म, वेबसाइट, या क्लाउड-आधारित सिस्टम में दर्ज किया जाता है। ये तरीका बहुत ही सुविधा जनक होता है और कहीं से भी किया जा सकता है।
4. Offline data entry: इसमे डेटा को ऑफ़लाइन टूल जैसे स्प्रेडशीट (जैसे, excel) या ऑफ़लाइन डेटाबेस (जैसे, access) में दर्ज किया जाता है। ये तरीका तब उपयोगी होता है जब इंटरनेट कनेक्टिविटी नहीं होती या डेटा को ऑफलाइन स्टोर करना होता है।
5. Image to text: इस तरीके में ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन) सॉफ्टवेयर से मैन्युअल रूप से इमेज या पीडीएफ को स्कैन किया जाता है, ताकि टेक्स्ट में बदला जा सके। ये तरीका तब उपयोगी होता है जब आपको printed या handwritten documents को digital format में लाना होता है।
6. Data cleaning and validation: इसमे पहले दर्ज किए गए डेटा की समीक्षा करके उसकी सटीकता और पूर्णता सुनिश्चित की जाती है। इस प्रोसेस में डेटा को correct, standardized और update किया जाता है।
इन सभी तरीकों से data entry के काम को संभाला जा सकता है, और हर तारीके का अपना एक विशिष्ट उपयोग और महत्व है, जो डेटा के प्रकार और प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।
Data entry job के लिए जरूरी योग्यता:
डेटा एंट्री जाॅब करने के लिए किसी भी व्यक्ति के लिए यह आवश्यक है कि उसे अंग्रेजी भाषा की सामान्य जानकारी होनी चाहिए, और साथ ही साथ उसे कम्प्यूटर की बेसिक skills और software जैसे MS Office (word, excel) का अच्छा ज्ञान होना चाहिए| इसके अतिरिक्त कम्प्यूटर पर अंग्रेजी भाषा आपकी टाइपिंग स्पीड प्रति मिनट 30-35 शब्द से ज्यादा होनी चाहिए|
Online job related ‘data entry’ work
ऑनलाइन नौकरियों में डेटा एंट्री से संबंधित कई प्रकार के काम किये जा सकते हैं। यहाँ हम कुछ प्रमुख कामों के विषय में आपसे चर्चा कर रहे है जो data entry से सम्बन्धित है और जिनकी व्यवसायिक कार्य क्षेत्रों में मांग है: जैसे
1. Form filling: इसमे ऑनलाइन फॉर्म में डेटा भरना होता है, जैसे सर्वेक्षण फॉर्म, आवेदन फॉर्म, पंजीकरण फॉर्म इत्यादि।
2. Data mining and data scraping: इसमे वेबसाइटों या ऑनलाइन स्रोतों से प्रासंगिक डेटा को extract करके उससे databases या spreadsheet में enter करना होता है।
3. Transcription: इसमें ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग को सुन कर उन्हें टेक्स्ट फॉर्मेट में conver करना होता है। ये मेडिकल, लीगल, या जनरल ट्रांसक्रिप्शन हो सकता है।
4. Images to text conversion: इसमे स्कैन की गई छवियां या पीडीएफ को टेक्स्ट प्रारूप में परिवर्तित करना होता है, मैन्युअल रूप से या ओसीआर सॉफ्टवेयर की मदद से।
5. Content management system (CMS) entry: इसमे वेबसाइट्स के सीएमएस में कंटेंट अपलोड और मैनेज करना होता है, जैसे WordPress, joomla आदि।
6. E- commerce product listing: इसमे ई-कॉमर्स वेबसाइट (जैसे amazon, ebay) पर उत्पादों के विवरण दर्ज करने होते है और उसे अपडेट करना होता है, जैसे उत्पाद विवरण, मूल्य, चित्र इत्यादि।
7. Database management: इसमे ऑनलाइन डेटाबेस को प्रबंधित करना और अपडेट करना होता है, जिसमें रिकॉर्ड जोड़ना, संशोधित करना या हटाना शामिल है।
8. Survey data entry: इसमे सर्वेक्षण प्रतिक्रियाओं को ऑनलाइन सिस्टम में दर्ज करना होता है, ताकि उनका विश्लेषण किया जा सके।
9. Mailing list development: इसमे ईमेल पते और संपर्क विवरण एकत्र करके एक मेलिंग सूची बनाई जाती है, जो मार्केटिंग अभियान में उपयोगी होती है।
10. Online research: इसमे विशिष्ट विषयों पर रिसर्च करके डेटा को इकट्ठा करना और व्यवस्थित करना होता है, जो ग्राहकों के लिए उपयोगी होता है।
11. Virtual assistant: इसमें विभिन्न प्रशासनिक कार्य करने पड़ते हैं, जो डेटा प्रविष्टि को भी शामिल करते हैं, जैसे नियुक्ति शेड्यूलिंग, ईमेल प्रबंधन इत्यादि।
इन सभी कामों में डेटा एंट्री का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होता है, और इस तरह के कामों के द्वारा नौकरियां घर बैठे या दूरस्थ स्थानों से की जा सकती हैं।
इन सभी कामों के अलावा, आपको डेटा एंट्री से सम्बन्धित एक और काम बारे में बताना चाहूंगा और उस काम को ‘customer support‘ के नाम से जाना जाता है, आपने हर व्यवसाय में इसके बारे में जरूर ही सुना होगा,
तो चलिए इसके बारे में आपको विस्तार से बताते है कि इस कार्य में डेटा एंट्री से सम्बन्धित कौन-कौन से काम होते है:
Data entry में ‘customer support’ work
‘Customer support’ में डेटा प्रविष्टि के लिए कई काम हो सकते है, जो ग्राहक के प्रश्नों और मुद्दों को सही तरीके से संभाल सके और रिकॉर्ड रखने में मदद करता है। ऑनलाइन जॉब में कस्टमर सपोर्ट से संबंधित कुछ प्रमुख डेटा एंट्री के काम ये हैं:
1. Customer information entry: नए ग्राहकों के डेटा को सिस्टम में enter करना, जिसमें नाम, संपर्क विवरण, पते, और अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल होती है।
2. Order processing and management: ग्राहकों के ऑर्डर को सिस्टम में दर्ज करना, अपडेट करना और ट्रैक करना। इसमे ऑर्डर विवरण, शिपिंग जानकारी और भुगतान स्थिति का रिकॉर्ड रखना शामिल होता है।
3. Ticketing system management: ग्राहक सहायता टिकट दर्ज करें और प्रबंधित करें। हर प्रश्न या शिकायत को एक टिकट में परिवर्तित करके उसका स्टेटस अपडेट करना होता है, ताकि समय पर समाधान हो सके।
4. Customer queries & complaints: ग्राहक के कॉल, ईमेल, या चैट इंटरैक्शन को रिकॉर्ड करना। हर इंटरेक्शन का प्रॉपर रिकॉर्ड रखना जरूरी होता है ताकि उसका फॉलो-अप आसानी से किया जा सके।
5. Feedback and survey data entry:
ग्राहक की प्रतिक्रिया और सर्वेक्षण को दर्ज करना और विश्लेषण करना। ये डेटा किसी भी व्यवसाय के भविष्य में सुधार के लिए काफी उपयोगी होता है।
6. Product returns and refunds processing:
रिटर्न और रिफंड के अनुरोधों को सिस्टम में दर्ज करना और उन्हें ट्रैक करना। इस प्रक्रिया में सटीक डेटा प्रविष्टि जरूरी है ताकि ग्राहकों को समय पर और सही रिफंड मिल सके।
7. Updating customer records: मौजूदा ग्राहकों के रिकॉर्ड को अपडेट करना, जिसमें पता बदलना, संपर्क जानकारी अपडेट करना, और अन्य प्रासंगिक अपडेट शामिल हैं।
8. Live chat & email support: ग्राहकों के प्रश्नों का जवाब देना और उनकी बातचीत का रिकॉर्ड रखना। इस डेटा को future reference के लिए save करना होता है।
9. Knowledge base management: ग्राहक सहायता ज्ञान आधार और FAQ सेक्शन अपडेट करना चाहिए। इसमे सामान्य प्रश्न और उनके समाधान को रिकॉर्ड करना और समय पर अपडेट देना शामिल होता है।
10. Sales and support reporting: दैनिक, साप्ताहिक, या मासिक रिपोर्ट बनाने के लिए प्रासंगिक डेटा इकट्ठा करें और दर्ज करें। ये रिपोर्ट्स मैनेजमेंट को सपोर्ट ऑपरेशंस का ओवरव्यू देते हैं।
ग्राहक सहायता, डेटा प्रविष्टि, ग्राहकों को बेहतर सेवा प्रदान करना और संचालन को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है। सटीक और समय पर डेटा प्रविष्टि से ग्राहक संतुष्टि बढ़ती है और व्यावसायिक प्रक्रियाएं अधिक कुशल बनती हैं।
Best Online data entry प्लेटफॉर्म
इस शीर्षक के अन्तर्गत यहाँ आपको कुछ trusted platforms बता रहे हैं, जो घर बैठे आंनलाइन ‘data entry’ काम करने के लिए उनकी प्राप्त ratings और reviews के आधार पर उपयुक्त माने जाते हैं!
इसके बावजूद भी, आपको किसी भी वेबसाईट या प्लेटफार्म पर कार्य करने से पहले उस पर अच्छे ढंग से शोध करना आवश्यक है ताकि भविष्य में आपको, आपकी मेहनत का एक साकारात्मक परिणाम मिल सके|
Data entry Platforms
Upwork
Freelancer
Fiverr
Click worker
Amazon mechanical turk
Micro worker
People per hour
Lion bridge
Sig track
Indeed
Simply hired
LinkedIn
Career builder
Monster
यहाँ बताये गये सभी प्लेटफार्म लोकप्रिय है और विश्वसनीय माने जाते है फिर भी आपको कोई भी प्लेटफार्म का प्रयोग करने पर अपनी बुद्धिमत्ता का इस्तेमाल करना चाहिए और यदि आप आंनलाइन अर्निंग से जुड़े और भी तरीको को जानना चाहते है तो इन लेखो को जरूर पढ़ें:
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